Privacy reglement

Privacy reglement

Stichting tot behoud van de Molen van Kloetinge

Adres: p.a. secretaris, A. van Saksenlaan 1, 4461 SH Goes. e-mail: bestuur@Oostmolen-Kloetinge.nl Bankrekening Rabobank NL78RABO0320549119 t.n.v. Penningmeester Stichting tot Behoud van de Molen te Kloetinge.

Privacy reglement

In dit reglement geeft de Stichting tot behoud van de Molen te Kloetinge aan op welke wijze zij omgaat met privacy en persoonsgegevens.

Inleidende bepalingen

Artikel 1

De Stichting tot behoud van de Molen te Kloetinge verwerkt persoonsgegevens als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, voor zover dat strikt noodzakelijk en evenredig is voor het behalen van de doelstelling van de stichting.

De stichting heeft ten doel het verkrijgen en in stand houden en herstellen van beschermde monumenten als bedoeld in de Monumentenwet, meer speciaal het verkrijgen en in stand houden en herstellen van molens en daarbij behorende molenhuizen en verdere opstallen en aanhorigheden die geheel of gedeeltelijk zijn aangemerkt als beschermd monument als bedoeld in de monumentenwet en daaronder begrepen de te Kloetinge gelegen korenmolen.

Begripsbepalingen

Artikel 2

Verantwoordelijke: Het bestuur van de Stichting tot behoud van de Molen te Kloetinge is, gelet op artikel 291 lid1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek,  verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacy-beleid. Zij stellen het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerken van persoonsgegevens: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Doel

Artikel 3

De verwerkingen van persoonsgegevens hebben tot doel:

  1. het verkrijgen en verwerven van de daartoe benodigde geldelijke- en andere middelen; het aanleggen en beheren van geldelijke reserves en/of fondsen;
  2. alle andere wettige en geoorloofde middelen die met haar doel verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn;
  3. het nakomen van wettelijke bepalingen, voorschriften en de noodzakelijke verantwoording van gelden.

Reikwijdte

Artikel 4

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van die onder verantwoordelijkheid van de Stichting plaatsvinden.

Inhoud van de verwerkingen

Artikel 5

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt en de verwerking in verhouding staat tot het doel.

De Stichting verwerkt gegevens die:

  1. de activiteiten die gelet op de doelstelling van de stichting gebruikelijk zijn of die door het bestuur zijn goedgekeurd;
  2. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;
  3. het bekend maken van informatie over betrokkenen en activiteiten van de stichting op de eigen website;
  4. het verzenden van de nieuwsbrief aan vrienden van de stichting;
  5. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  6. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Er worden geen andere gegevens verwerkt dan:

  1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
  2. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
  3. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
  4. gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van de Stichting, de stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie;
  5. foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de stichting;
  6. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies, subsidies en giften.
  7. gegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden.
  8. Data in reacties op de website.
  9. Cookies, login informatie en schermweergave opties.
  10. Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Artikel 6.

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt slecht voor de navolgende grondslagen:

  • Met toestemming van de betrokkene
  • Noodzakelijk ter uitvoering van een overeenkomst
  • Noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
  • Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Artikel 7

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, alsmede verwerking van gegevens over gezondheid of iemands seksuele geaardheid, zijn verboden.

Verwijderen en vernietigen van gegevens

Artikel 8

De stichting bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van  de doelstelling van de stichting, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaart. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

Toegang tot de gegevens

Artikel 8.

Rechtstreekse toegang tot de gegevens hebben naast de verantwoordelijke, personen die deel uitmaken van het bestuur of schriftelijk als vrijwilliger zijn aangesteld en de gegeven nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Verwijdering gegevens

Artikel 9

De gegevens worden verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van het register. Wanneer deze gegevens niet meer bewaard hoeven worden op grond van de Archiefwet worden deze vernietigd.

Beveiliging

Artikel 10

Lid 1

De verantwoordelijke draagt zorg voor passende organisatorische- en technische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Lid 2

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

Meldplicht datalekken

Artikel 11

lid 1

De verwerkingsverantwoordelijke dan wel de beheerder namens de verwerkingsverantwoordelijke zal conform artikel 33 AVG de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging maar uiterlijk binnen 72 uur in kennis stellen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

lid 2

De verwerkingsverantwoordelijke  zal conform artikel 33 AVG de betrokkene onverwijld in kennis stellen van de inbreuk bedoeld in artikel 11 lid 1,  indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

lid 3

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en op de hoogte raakt van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging zoals bedoeld in artikel 11 lid 1 , is verplicht hiervan onverwijld melding te maken bij de verantwoordelijke.

Rechten betrokkenen

Artikel 12

U hebt het recht op:

  1. Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  2. Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
  3. Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen om dit te corrigeren.
  4. Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de stichting te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  5. Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  6. Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De stichting zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Artikel 13

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De stichting heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de stichting laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de stichting, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de stichting aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Slotbepalingen

Artikel 14
Het bestuur van de Stichting tot behoud van de Molen te Kloetinge is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacy beleid. Zij stellen het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Aldus vastgesteld door het bestuur in de bestuursvergadering d.d. 4 juni 2018,

De voorzitter,

w.g. M.A. Bierens.

 

Share